Prof. Dr. Zudan Arif Fakrulloh., S.H.,M.H. (Direktur Jenderal Kependudukan dan Pencatatan Sipil, Kemendagri RI)

“Membangun Budaya Kerja Dengan Core Values Dukcapil BISA”

Ditemani segelas kopi dan canda gurau di ruang kerja yang didesain secara unik juga menarik, suasana wawancara mengalir lancar dan hangat. Tak ada gurat lelah di wajahnya meski selesai melakukan perjalanan jauh. “Jangankan lelah, marah, dan kesal saja tak pernah terlihat di wajah beliau,” tukas staf Zudan yang menemani wawancara. Akhirnya wawancara pun semakin asyik juga menarik. Waktu setengah jam yang sudah dialokasikan harus ngaret menjadi satu jam serta ditutup dengan menyantap nasi goreng yang disediakan. Berikut kutipan wawancara kami:

Di bawah kepemimpinan Bapak, ternyata Direktorat Jenderal Dukcapil banyak meraih prestasi karena inovasi. Inovasi apa saja yang Bapak unggulkan?

Dalam pelayanan kepada masyarakat, Dukcapil selalu berusaha memberikan layanan yang membahagiakan masyarakat melalui inovasi dan langkah besar. Di antaranya pelayanan terintegrasi dalam satu paket (KTP-el, KK, Akta Kematian, Akta Perkawinan, Akta Kelahiran, KIA). Intinya adalah meminta satu dokumen langsung diberikan banyak dokumen lainnya yang terkait. Lalu, pembuatan KTP-el tanpa pengantar RT/RW maupun desa dan kelurahan. Cukup membawa fotokopi KK. Perekaman dan pembuatan KTPel yang tidak mengubah elemen data, boleh dibuat diluar domisili. Termasuk Surat Pernyataan Tanggung Jawab Mutlak (SPTJM) untuk percepatan Akta Kelahiran. Kami tentunya melakukan pelayanan online.

Kami juga menjalankan integrasi data secara nasional dengan berbagai Lembaga untuk pelayanan yang efektif dan efisien. Kemudian bagi perpindahan penduduk tidak perlu pengantar RT/ RW, desa, dan kecamatan. Cukup datang ke Dinas Dukcapil dengan membawa fotokopi Kartu Keluarga. Dukcapil juga melakukan face recognation dengan foto KTP-el untuk penegakan hukum dan pelayanan publik. Dan yang paling penting adalah Dukcapil Go Digital di mana semua dokumen ditandatangani secara elektronik dan bisa diurus online.

Untuk meningkatkan kemampuan sumberdaya manusia (SDM), kami mendirikan program D-IV Dukcapil bekerja sama dengan Fakultas Hukum UNS untuk menciptakan SDM Dukcapil yang profesional. Kami juga melakukan tindakan afirmatif atau kemudahan pelayanan dengan sistem pelayanan jemput bola dan pelayanan gotong royong. Serta melakukan pemberian identitas untuk semua usia untuk KTP-el dan KIA.

Dengan inovasi itu apa dampak yang dirasakan masyarakat?

Tentunya dengan inovasi tersebut beragam kemudahan dapat dirasakan oleh masyarakat, antara lain layanan dokumen kependudukan kepada masyarakat satu hari jadi. Kemudian penerbitan NIK bagi penduduk bisa selesai dalam 30 menit. Selain itu, dalam penerbitan dokumen kepedudukan jika mengurus satu dokumen dapat 3 sampai 6 dokumen. Sementara untuk perekaman dan pencetakan dokumen kependudukan bisa di luar daerah domisili. Rakyat juga akan merasakan dalam pelayanan dokumen perpindahan penduduk SKPWNI dapat selesai dalam satu jam atau dalam satu hari.

Sedangkan pelayanan SKPWNI untuk pindah penduduk dapat dilakukan dari daerah tujuan sesuai pasal 31 Permendagri 108/2019. Seperti dikatakan tadi juga, layanan adminduk ini ada yang sistem jemput bola bagi penduduk yang sakit, penyandang disabilitas, dan terkendala hal-hal lain. Dan yang paling penting, semua layanan administrasi kependudukan kepada masyarakat tersebut gratis alias 0 Rupiah. Karena ini sesuai amanah pasal 79A UU Nomor 24/2013.

Mohon sebutkan inovasi yang paling signifikan di era Bapak?

Kami mengimplementasikan Dukcapil Go Digital dalam hal ini penerapan tanda tangan elektronik sehingga sangat memudahkan pejabat Dukcapil untuk menandatangani dokumen kependudukan tanpa membatasi ruang dan waktu, sehingga dapat bekerja di mana saja dan kapan saja. Penandatangan dokumen dalam bentuk QR code. Semua hasil layanan dokumen kependudukan dapat dikirimkan langsung ke masyarakat dalam bentuk pdf lewat smartphone maupun email. Sehingga masyarakat bisa mencetak dokumen kependudukan secara mandiri di rumah dengan menggunakan kertas A4 80 gram memiliki kekuatan hukum yang sama dengan kertas security printing.

Tentunya ini akan berdampak pada penghematan negara?

Ya, dengan kertas security sudah tidak digunakan lagi sehingga negara menghemat sekitar 450 miliar rupiah per tahun. Untuk memudahkan pelayanan dan mengurangi antrean, masyarakat bisa mengajukan permohonan layanan secara online tanpa harus datang langsung. Masyarakat bisa mendaftarkan dan meng-upload berkas melalui web dan aplikasi mobile.

Kami juga melakukan revolusi layanan adminduk melalui Anjungan Dukcapil Mandiri (ADM) yang mentransformasikan semua pemikiran, perangkat, dan SDM ke dalam mesin yang mirip dengan ATM untuk mengambil uang cash. Dengan cara ini Dukcapil bertransformasi seperti layaknya perbankan melayani nasabah, yakni mendorong pelayanan adminduk lebih cepat, bisa 24 jam sehari karena sudah ada mesin ADM atau ATM-nya Dukcapil. Pemohon bisa mencetak dokumen dari Anjungan Dukcapil Mandiri. Saat ini sebanyak 210 mesin ADM beroperasi di seluruh Indonesia.

Dengan inovasi yang telah dilakukan, Dukcapil tentunya juga tidak henti memberikan beragam terobosan bisa dijelaskan?

Ya, Dukcapil menjadi pusat implementasi sinergitas data layanan publik untuk dijadikan bahan acuan pengambilan keputusan: perencanaan pembangunan, kebijakan fiskal dan alokasi anggaran, kebijakan demokrasi, politik, kebijakan ekonomi, dan lainnya. Selain itu, melakukan kerja sama pemanfaatan data dengan lebih dari 4100 lembaga (pemerintah dan nonpemerintah/swasta).

Dukcapil juga memberikan pelayanan adminduk dengan memberi kejelasan status hukum kependudukan bagi penduduk di daerah pedalaman, daerah terpencil, kepulauan terluar, perbatasaan antar negara, maupun yang terisolir di berbagai daerah (SAD Jambi, Baduy Banten, Papua dan Papua Barat). Dengan program GISA, kami melakukan pelayanan Adminduk Jemput Bola ke tempat seperti panti jompo dan panti asuhan dan lainnya. Kami juga sudah melakukan terobosan berupa pelayanan publik dengan teknologi pengenalan wajah Face Recognition atau FR.

Dalam perjalanan Bapak memimpin Dukcapil, apa kendala terbesar yang Bapak alami?

Kendala terbesar yang dihadapi adalah pada saat server mengalami gangguan, sehingga berdampak besar bagi pelayanan dukcapil di daerah yang membuat pelayanan adminduk terhambat. Kemudian kami juga pernah mengalami kekosongan blangko KTPel pada September 2016, sehingga kami mengeluarkan surat keterangan, dengan kejadian ini membuat data kependudukan tidak akurat. Kekosongan blangko KTP-el di pusat ini terjadi karena proses lelang umum yang gagal dalam pengadaan blangko. Penyebab gagal lelang di antaranya peserta lelang tidak memenuhi syarat administrasi, karena penawaran harganya melebihi Nilai HPS dan gagal teknis, karena tidak mampu memenuhi kebutuhan blangko KTP-el.

Bagaimana strategi yang Bapak terapkan dalam mengatasi kendala tersebut?

Untuk memastikan server selalu berfungsi dengan baik, maka dilakukan maintenance server secara berkala. Perangkat server yang kita gunakan saat ini berada dalam kondisi baik didukung dengan adanya kegiatan pemeliharan server Dukcapil mempunyai backup server, server utama berada di Data Center Medan Merdeka Utara dan jika sewaktu-waktu down, langsung secara otomatis terduplikasi ke server yang berada di Batam.

Untuk blangko dilakukan update ketersediaan stok yang tersisa setiap minggu oleh Dukcapil daerah. Jika akan habis dilakukan pengiriman stok blangko ke daerah atau juga dapat mengambil secara langsung ke Ditjen Dukcapil. Sedangkan untuk menjamin ketersediaan blangko di pusat, salah satu solusinya adalah pengadaan blangko KTP-el melalui katalog sektoral seperti beberapa tahun terakhir ini (2017- 2021). Sebelum tahun 2017, pengadaan blangko KTP-el melalui mekanisme lelang umum.

Jika melalui lelang umum ini ada risiko gagal lelang. Kalau pengadaan blangko KTP el sudah masuk dalam katalog sektoral, berarti sudah pasti ada perusahaan yang bisa dipilih untuk menyediakan blangko KTP-el. Jadi, selama pemerintah ada uang, dapat langsung pengadaan tanpa harus melalui mekanisme lelang umum.

Apa saja konsep dan kebijakan yang sudah Bapak laksanakan selama memimpin Dukcapil?

Di Dukcapil, pertama kali yang saya lakukan adalah membangun standar yang sama di seluruh Indonesia. Tidak boleh daerah menggunakan instrumen dan output yang berbeda. Kemudian dilakukan dengan melakukan inovasi sebagai hal yang mutlak dilakukan untuk menggenjot nilai tambah layanan adminduk. Hal ini bermuara pada layanan dengan mengedepankan nilainilai, seperti nilai tambah, kecepatan serta peningkatan kualitas untuk mewujudkan masyarakat bahagia, karena inovasi adalah ruh birokrasi. Inovasi yang dilakukan berhasil mendinginkan titik kulminasi masalah yang dihadapi pada masa-masa awal menjabat. Transformasi Layanan adminduk yang mulai saya terapkan pada 2015 ketika awal menjabat adalah implementasi Permendagri 61 Tahun 2015 yang berkaitan dengan pemanfaaan dan hak akses data kependudukan. Selanjutnya pada 2016 adalah awal mula layanan kependudukan dan pencatatan sipil dilakukan secara online sesuai amanat Permendagri 9 tahun 2016. Pada 2019 Ditjen Dukcapil mulai menggalakkan Dukcapil Go Digital, yaitu penggunaan TTE, Kertas Putih, dan ADM (Anjungan Dukcapil Mandiri). Saat ini sedang mempersiapkan terkait KTP-el Multiguna (kartu untuk berbagai keperluan pelayanan publik) dan Digital Kependudukan ID.

Apakah kondisi Sisminduk saat ini sudah sesuai dengan harapan Bapak?

Saya kilas balik dulu ya, pendataan kependudukan dan pencatatan sipil yang menggunakan teknologi informasi dan komunikasi pada mulanya dikenal dengan istilah SIMDUK (Sistem Informasi Manajemen Kependudukan) pada tahun 1995. Namun pada pelaksanaannya di lapangan, sistem ini memiliki banyak kelemahan sebagai sebuah sistem yang mengelola data kependudukan.

Penerapan di lapangan ternyata terdapat berbagai kelemahan SIMDUK sebagai sebuah sistem untuk mengelola data kependudukan. Nomor Induk Kependudukan (NIK) pada SIMDUK dapat berubah ketika pemilik NIK berpindah domisili, karena KTP SIMDUK mengikuti nomor urut yang berada di kecamatan, bukan nomor induk di tingkat kota. KTP SIMDUK juga masih berpotensi terjadinya pemalsuan identitas karena disebabkan kurang detailnya data-data mengenai penduduk seperti pada kolom pekerjaan yang biasanya hanya diisi pekerjaan 'pegawai swasta' misalnya.

Berdasarkan hasil evaluasi terhadap SIMDUK, maka pemerintah Indonesia membuat SIAK (Sistem Informasi Administrasi Kependudukan) sebagai sistem yang mengelola data kependudukan dan pencatatan sipil di Indonesia. Kelebihan dari SIAK selain untuk mendata penduduk secara akurat, tetapi juga dapat memberikan NIK (Nomor Induk Kependudukan) yang secara otomatis dan tetap untuk satu penduduk sehingga dapat mengeliminasi terjadi kepemilikan data ganda. Sampai saat ini sudah sesuai harapan, tetapi kami terus berusaha untuk mengembangkan SIAK dengan berbagai macam teknologi dan informasi yang ada. Mulai dengan pembaruan-pembaruan sistem yang sudah digital serta penerapan SIAK Terpusat di daerah.

Sebagian masih ada yang perlu kami kejar, di antaranya perangkat IT masih perlu diremajakan, kemudian cakupan kepemilikan dokumen kependudukan khususnya daerah timur capaiannya masih di bawah rata-rata target nasional, dan terakhir adalah layanan di beberapa daerah masih lambat dikarenakan masalah teknis, seperti jaringan, perangkat tidak memadai, maupun SDM yang kurang.

Bagaimana Bapak membangun kinerja dengan staf dalam bekerja?

Agar terwujud kekompakan, pada tahun 2016 Korps Dukcapil membangun budaya kerja dengan core values Dukcapil BISA. Ini merupakan satu semangat membangun kebersamaan. BISA adalah singkatan, B: Berkarya, I: Inovasi dan Inisiatif, S: Sabar namun penuh Semangat, serta A: Adaptif dan Amanah. Jadi, BISA adalah budaya kerja yang Dukcapil bangun agar memiliki semangat yang sama di seluruh Indonesia. Aparatur Dukcapil semuanya memiliki ‘pabrik sabar’. Walau masih mendapat kritik masyarakat di sana-sini kami tetap bekerja penuh semangat.

Setelah menyamakan budaya kerja, pada Februari 2018 Dukcapil meluncurkan Gerakan Indonesia Sadar Adminduk (GISA). Ada empat tujuan GISA, yaitu sadar kepemilikan dokumen kependudukan, sadar pemutakhiran data kependudukan, sadar pemanfaatan data kependudukan untuk semua urusan, dan sadar pelayanan adminduk yang membahagiakan masyarakat.

Kemudian, saya mengajak kawan-kawan Dukcapil untuk bergerak lebih maju lagi dengan program Dukcapil Go Digital. Alhamdulillah, program ini disambut antusias oleh masyarakat dan dirasakan banyak bermanfaat.

Bagaimana cara Bapak membangun team work dalam menyukseskan kerja membangun sisminduk, sehingga mampu melahirkan performa kinerja yang cemerlang?

Ditjen Dukcapil menghadapi era disruptif atau perubahan yang sangat mendasar untuk mengatasi kompleksitas permasalahan yang dihadapi. Di dalam organisasi Dukcapil yang saya kelola sebagai Dirjen Dukcapil sejak tahun 2015 terdapat perubahan yang sangat mendalam, ada problem yang sangat besar, juga di saat yang sama ada disrupsi teknologi.

Sudah cukup? Belum. Sebab pandemi Covid-19 melanda sehingga anggaran dipangkas untuk penanganan kesehatan dan dampak sosial ekonominya. Kompleksitasnya besar sekali sehingga dibutuhkan reprogramming atau menginstal ulang semangat, cara kerja, dan tata kelola organisasi dengan cara-cara baru. Berbagai transformasi yang dilakukan Dukcapil, antara lain dengan mengetahui peran dan tugas organisasi, memetakan masalah, menetapkan area kerja yang perlu dikembangkan; melihat kesiapan sumber daya dan cara mengelolanya; serta me-manage persepsi publik agar didapatkan branding yang tepat.

Selain itu, harus dibangun frekuensi tim artinya kita harus bekerja dalam frekuensi yang sama. Siapa pun tidak boleh keluar dari frekuensi yang sudah diatur dalam UU dan disepakati bersama, harus dilaksanakan. Saya menjadi konduktor untuk mengorkestrasi 514 kabupaten kota dan 34 provinsi.

Untuk meningkatkan kinerja dan kerja sama tim seluruh jajaran dukcapil, saya selalu menekankan prinsip kerja Plan-Do-Check, yakni, Plan: merencanakan dengan baik dan matang setiap kegiatan yang akan dilaksanakan. Lalu, Do: segera melaksanakan semua kegiatan yang telah direncanakan. Kemudian Check: melakukan pengecekan atau evaluasi terhadap kegiatan yang telah dilaksanakan untuk mengetahui kekurangan atau kendala agar dapat diperbaiki untuk menghasilkan hasil kerja yang lebih optimal. Selain itu, kami juga melakukan pembinaan dan evaluasi secara periodik, terjun langsung menyelesaikan masalah di daerah baik secara sidak, menyamar sebagai pemohon, dan memberi arahan langsung terhadap masalah yang dihadapi staf. Tak lupa selalu membangun komunikasi aktif secara daring dan luring, serta membuat standar pelayanan yang sama di seluruh dinas Dukcapil daerah.

Apa saja filosofi Bapak dalam menjalankan tugas dan memimpin Direktorat Dukcapil?

Memang tidak mudah memimpin organisasi Dukcapil yang membawahi langsung 514 kabupaten kota dan 34 provinsi dengan karakter manusia yang sangat berbeda-beda. Komunikasi menjadi kunci penting dalam menjalankan kepemimpinan. Saya ubah cara komunikasi semudah mungkin, agar semua aparatur dukcapil bisa langsung berkomunikasi dengan saya sehingga tidak ada sekat-sekat birokrasi. Memimpin adalah melayani. Memimpin adalah memberi solusi.

Oleh karena itu, saya membangun organisasi dukcapil dengan pendekatan bahwa semua insan Dukcapil harus bisa memahami konsepsi, regulasi, sampai mampu melakukan eksekusi programprogram untuk memberi solusi kepada setiap masyarakat yang membutuhkan.

Siapa yang menjadi inspirator Bapak dalam kerja dan memimpin tugas?

Saya punya panutan dalam memimpin, yakni baginda Rasulullah Muhammad SAW. Semua aspek bisa kita teladani dan cocok untuk semua situasi. Sifat-sifat kenabian, seperti amanah, fatonah, tabligh, dan siddiq selalu relevan untuk dijadikan role model dalam memimpin pada situasi apapun. Selain itu, saya juga sangat mengagumi bapak dan ibu saya yang memberikan teladan tentang kesabaran dan ketangguhan untuk bisa tangguh menghadapi semua persoalan dalam kehidupan.